Thủ Tục Xin Visa Lao Động Tại Bắc Ninh Từ A

Visa Lao Động Tại Bắc Ninh là thủ tục bắt buộc đề người nước ngoài sinh sống và làm việc hợp pháp tại các khu công nghiệp (KCN) trọng điểm như KCN Yên Phong, KCN Quế Võ, KCN VSIP, KCN Tiên Sơn…

Tuy nhiên, các quy định pháp lý về xuất nhập cảnh thường xuyên thay đổi khiến nhiều doanh nghiệp bảo lãnh và người lao động gặp không ít khó khăn khi tự thực hiện hồ sơ.

Bài viết này là cẩm nang toàn diện nhất giúp bạn nắm rõ điều kiện, hồ sơ, quy trình và các lưu ý cốt lõi khi làm visa lao động cho người nước ngoài tại bắc ninh.

Mục lục

1. Quy định về Visa Lao động (LĐ1, LĐ2) mới nhất

1.1. Phân biệt Visa LĐ1 và LĐ2

Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, diện visa lao động được chia làm hai loại chính dựa trên đối tượng sử dụng:

Visa LĐ1: Cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (hay còn gọi là miễn Giấy phép lao động – GPLĐ), trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Visa LĐ2: Cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện phải có Giấy phép lao động.

Lưu ý quan trọng: Để xin được visa ký hiệu LĐ, người lao động bắt buộc phải có một trong hai loại giấy tờ gốc: Giấy phép lao động hoặc Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động do Sở Nội vụ hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Bắc Ninh cấp

1.2. Thời hạn tối đa của visa lao động là bao lâu?

Theo quy định pháp luật hiện hành:

Visa lao động có thời hạn tối đa không quá 2 năm (24 tháng).
Thời hạn của visa được cấp không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn GPLĐ.
Thời hạn của visa được cấp sẽ ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất là 30 ngày.

Để tìm hiểu sâu hơn về quy định thời hạn và cách phân bổ thời gian hợp lý cho từng loại visa, bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết: Thời hạn của visa lao động là bao lâu?.

2. Điều kiện xin Visa Lao động cho người nước ngoài tại Bắc Ninh

Để được cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh cấp visa lao động, người nước ngoài và doanh nghiệp bảo lãnh tại Bắc Ninh cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

2.1. Đối với Doanh nghiệp bảo lãnh

Là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam (có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép đầu tư…).
Có địa chỉ trụ sở chính rõ ràng tại tỉnh Bắc Ninh (hoặc văn phòng chi nhánh hoạt động tại Bắc Ninh).
Đã được định danh điện tử theo quy định.

2.2. Đối với Người lao động nước ngoài

Có hộ chiếu hợp lệ còn thời hạn sử dụng theo quy định (tối thiểu còn trên 1 năm để đảm bảo làm được visa dài hạn).
Không thuộc các trường hợp chưa cho nhập cảnh hoặc đang bị tạm hoãn xuất cảnh theo quy định của Luật Xuất nhập cảnh Việt Nam.
Có Giấy phép lao động hoặc Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động còn hiệu lực.

Để tránh những sai sót không đáng có khi thẩm định hồ sơ nội bộ doanh nghiệp, bạn nên xem ngay hướng dẫn chi tiết tại bài viết Điều kiện làm visa lao động 1 năm, 2 năm tại Bắc Ninh.

3. Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ xin cấp visa lao động cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuẩn xác từ cả phía người lao động và doanh nghiệp. Chỉ cần một sai sót nhỏ về thông tin hoặc thiếu dấu pháp lý, hồ sơ sẽ lập tức bị trả lại trên hệ thống trực tuyến.

Tùy vào việc người lao động đang ở sẵn tại Việt Nam hay đang ở nước ngoài, doanh nghiệp bảo lãnh cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo một trong hai trường hợp dưới đây:

3.1. Trường hợp 1: Người nước ngoài đang ở sẵn tại Việt Nam

Áp dụng cho các trường hợp: Gia hạn visa lao động sắp hết hạn, hoặc chuyển đổi từ diện visa khác (Evisa, Du lịch DL, Thương mại DN1) sang visa Lao động trực tiếp tại Việt Nam.

A. Giấy tờ từ phía doanh nghiệp bảo lãnh:

Bản sao chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh / Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp tại Bắc Ninh.
Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký lần đầu tại Cơ quan xuất nhập cảnh (Mẫu NA16) – Chỉ áp dụng nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ lần đầu hoặc mới thay đổi người đại diện pháp luật.
Công văn đề nghị cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài (Mẫu NA5) – có ký tên và đóng dấu hợp lệ bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Giấy giới thiệu/Ủy quyền cho nhân sự của doanh nghiệp đi nộp hồ sơ và nhận kết quả.

B. Giấy tờ cá nhân của người lao động nước ngoài:

Hộ chiếu gốc và visa/thẻ tạm trú hiện tại đang sử dụng (Hộ chiếu phải còn thời hạn ít nhất 13 tháng nếu muốn xin visa lao động 1 năm).
Bản sao hợp lệ Giấy phép lao động (Work Permit) hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Miễn GPLĐ) còn hiệu lực.
Xác nhận đăng ký tạm trú của người nước ngoài tại Bắc Ninh (Bản in xác nhận khai báo tạm trú online qua trang quản lý của Công an tỉnh Bắc Ninh).
02 ảnh thẻ kích thước 4x6cm (nền trắng, chụp rõ mặt, không đeo kính màu, hở tai, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất).

3.2. Trường hợp 2: Người nước ngoài đang ở nước ngoài (Chưa nhập cảnh Việt Nam)

Áp dụng để xin Công văn bảo lãnh nhập cảnh diện Lao động (hay còn gọi là thư mời nhận visa tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại Cửa khẩu quốc tế).

A. Giấy tờ từ phía doanh nghiệp bảo lãnh:

Bản sao chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh / Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp tại Bắc Ninh.
Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký lần đầu tại Cơ quan xuất nhập cảnh (Mẫu NA16).
Công văn xin bảo lãnh nhập cảnh cho người nước ngoài (Mẫu NA2) – có ký tên, đóng dấu và bắt buộc phải ký số (chữ ký điện tử) của doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Trong công văn phải ghi rõ địa điểm nhận visa (ví dụ: tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại hoặc tại cửa khẩu quốc tế như sân bay Nội Bài).

B. Giấy tờ của người lao động nước ngoài:

Bản scan màu toàn bộ trang thông tin của hộ chiếu (phải đảm bảo hộ chiếu còn hạn sử dụng trên 1 năm và không bị rách nát, nhòe ảnh).
Giấy phép lao động hoặc Văn bản xác nhận miễn Giấy phép lao động còn hiệu lực.
02 ảnh thẻ kích thước 4x6cm (nền trắng, để dán vào tờ khai dán visa tại cửa khẩu hoặc Đại sứ quán sau khi có công văn chấp thuận).

4. Quy trình nộp hồ sơ Visa Lao động mới nhất

Hiện nay, toàn bộ quy trình tiếp nhận hồ sơ xin visa và gia hạn tạm trú tại Bắc Ninh đã được chuyển đổi số mạnh mẽ. Các doanh nghiệp không còn phải xếp hàng nộp hồ sơ giấy như trước mà bắt buộc thực hiện trực tuyến.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Dịch vụ công

Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống Dịch vụ công Bộ Công an để thực hiện thủ tục bằng cách sử dụng tài khoản định doanh.

Bước 2: Scan hồ sơ chuẩn định dạng

Tất cả các giấy tờ trong mục hồ sơ nêu trên cần được scan màu nguyên bản từ bản gốc hoặc bản sao công chứng dưới định dạng PDF. Dung lượng mỗi file không được vượt quá giới hạn hệ thống cho phép (thường là dưới 10MB/file).

Bước 3: Khai báo thông tin trực tuyến

Truy cập Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
Chọn thủ tục: “Cấp thị thực cho người nước ngoài tại Việt Nam” hoặc “Gia hạn tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam”. hoặc “Kiểm tra, xét duyệt nhân sự, cấp phép nhập cảnh…” tùy vào trường hợp và nhu cầu.
Nhập đầy đủ thông tin của người lao động và upload các file PDF tương ứng lên hệ thống.
Ký số điện tử và gửi hồ sơ đi.

Bước 4: Nộp hồ sơ trực tiếp

Sau khi nộp hồ sơ online, mang hồ sơ giấy tới cơ quan xuất nhập cảnh tỉnh Bắc Ninh.

Bước 5: Thanh toán lệ phí nhà nước

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và kiểm duyệt sơ bộ, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu thanh toán lệ phí qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử liên kết. Mức lệ phí thông thường là:

Thị thực có giá trị một lần: 25 USD.
Thị thực có giá trị nhiều lần (loại dưới 3 tháng): 50 USD.
Thị thực có giá trị nhiều lần (loại từ 1 năm đến 2 năm): 135 USD.
Gia hạn tạm trú: 10$

Lưu ý:

– Lệ phí nộp online: đối với trường hợp người nước ngoài đang tạm trú tại Việt Nam

– Lệ phí nộp trực tiếp tại cửa khẩu hoặc đại sứ quán đối với trường hợp người nước ngoài chưa nhập cảnh.

Bước 6: Nhận kết quả

Hệ thống sẽ tự động thông báo kết quả xử lý hồ sơ. Doanh nghiệp cần thường xuyên tra cứu để theo dõi hồ sơ kịp thời.

Để tránh bị hệ thống từ chối hồ sơ do lỗi tải file hoặc điền thông tin sai lệch, hãy xem hướng dẫn từng bước bằng hình ảnh minh họa tại: Hướng dẫn nộp hồ sơ làm visa lao động online qua dịch vụ công.

Cấp thị thực cho người nước ngoài tại Việt nam

5. Các trường hợp chuyển đổi Visa khác sang Visa Lao động

Một trong những vướng mắc lớn nhất của người nước ngoài tại Bắc Ninh là họ đang ở Việt Nam bằng một diện thị thực khác, nhưng nay có cơ hội làm việc chính thức tại các doanh nghiệp địa phương và muốn chuyển đổi sang visa LĐ trực tiếp mà không muốn tốn kém chi phí, thời gian xuất cảnh rồi nhập cảnh trở lại. Một số trường hợp điển hình là:

5.1. Chuyển đổi từ Visa Thương mại (DN1) sang Visa Lao động (LĐ)

Visa DN1 là diện visa cấp cho người nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp khác. Khi người nước ngoài quyết định ký hợp đồng lao động chính thức với doanh nghiệp đó (hoặc một doanh nghiệp mới), thủ tục chuyển đổi diện visa cần được thực hiện ngay khi có Giấy phép lao động.

Điều kiện: Doanh nghiệp mới phải có hồ sơ bảo lãnh hợp lệ và có GPLĐ mới cấp của người lao động.
Lợi ích: Tiết kiệm chi phí vé máy bay xuất cảnh.

Để tìm hiểu chi tiết hồ sơ chuyển đổi diện thương mại này, vui lòng đọc bài viết: Chuyển đổi visa DN1 sang visa Lao động tại Bắc Ninh.

5.2. Chuyển đổi từ Evisa (Visa điện tử) sang Visa Lao động (LĐ)

Hiện nay, rất nhiều chuyên gia sang Việt Nam khảo sát thị trường hoặc làm việc ngắn hạn bằng Evisa. Khi phát sinh nhu cầu làm việc lâu dài, việc chuyển đổi Evisa sang visa Lao động hoàn toàn khả thi nếu doanh nghiệp bảo lãnh chuẩn bị kịp thời Giấy phép lao động.

Quy trình chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ lao động và cách nộp hồ sơ chuyển đổi từ Evisa được hướng dẫn cụ thể tại bài viết: Chuyển đổi Evisa sang visa Lao động Có được không?.

7. Những câu hỏi thường gặp khi làm Visa Lao động tại Bắc Ninh (FAQ)

Câu hỏi 1: Người lao động nước ngoài có được tự đi nộp hồ sơ xin visa LĐ không?

Trả lời: Không. Theo quy định pháp luật Việt Nam, người nước ngoài không thể tự nộp hồ sơ xin visa lao động trực tiếp. Mọi hồ sơ xin cấp mới hoặc gia hạn visa lao động bắt buộc phải do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh (nơi người nước ngoài làm việc) đứng ra thực hiện thủ tục bảo lãnh và nộp hồ sơ.

Câu hỏi 2: Lệ phí nhà nước khi làm visa lao động là bao nhiêu? Có được hoàn trả nếu hồ sơ bị từ chối không?

Trả lời: Mức lệ phí tùy thuộc vào thời hạn và số lần xuất nhập cảnh của visa (từ 25 USD đến 135 USD). Khoản lệ phí này được nộp trực tiếp vào ngân sách nhà nước thông qua cổng dịch vụ công và không được hoàn trả trong bất kỳ trường hợp nào, kể cả khi hồ sơ của bạn bị cơ quan quản lý xuất nhập cảnh từ chối cấp visa do không đủ điều kiện.

Câu hỏi 3: Nếu chuyển công tác sang một công ty mới tại Bắc Ninh thì có phải làm lại visa lao động không?

Trả lời: Có. Visa lao động được cấp dựa trên sự bảo lãnh của một doanh nghiệp cụ thể. Khi người lao động chuyển sang công ty mới, công ty cũ phải làm thủ tục chấm dứt bảo lãnh (trả visa/thẻ tạm trú cũ), công ty mới phải xin Giấy phép lao động mới và thực hiện thủ tục bảo lãnh, xin cấp visa lao động mới dưới tên pháp nhân của công ty mới.

8. Dịch vụ làm Visa Lao động uy tín, trọn gói tại Bắc Ninh

Quy trình xin cấp mới hoặc gia hạn visa lao động đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật xuất nhập cảnh cũng như các thao tác công nghệ trên cổng dịch vụ công. Để tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc chậm trễ làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của chuyên gia, việc tìm kiếm một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.

LIÊN HỆ NGAY VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ 24/7: