Công văn nhập cảnh (hay còn gọi là thư mời nhập cảnh, Entry Letter) là văn bản pháp lý bắt buộc do Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an chấp thuận, cho phép người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam với các mục đích như thương mại, lao động, đầu tư hoặc thăm thân.
Đối với các doanh nghiệp tại Bắc Ninh, việc chủ động nắm rõ thủ tục xin công văn nhập cảnh không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ đưa chuyên gia nước ngoài vào làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý, tránh các rủi ro đáng tiếc. Bài viết này DỊCH VỤ VISA BẮC NINH sẽ hướng dẫn chi tiết từ A – Z quy trình xin công văn mới nhất qua hệ thống dịch vụ công điện tử.
dichvuvisabacninh.com
Mục lục
1. Công văn nhập cảnh là gì? Tại sao phải xin thư mời nhập cảnh?
Định nghĩa pháp lý: Công văn nhập cảnh là văn bản trả lời của Cục Quản lý xuất nhập cảnh về việc đồng ý hay không đồng ý cho một hoặc một nhóm người nước ngoài được phép nhập cảnh vào Việt Nam.
dichvuvisabacninh.com
Sự khác biệt giữa công văn nhập cảnh và visa
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa visa (thị thực) và công văn nhập cảnh. Về bản chất, đây là hai loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau nhưng có mối quan hệ nhân quả.
- Công văn nhập cảnh chỉ là văn bản trả lời của Cục xuất nhập cảnh về việc cho phép người nước ngoài nhập cảnh hay không. Người nước ngoài sử dụng công văn này để lấy visa Việt Nam tại Đại sứ quán/ Lãnh sự quán hoặc của khẩu quốc tế (Nội Bài, Tân Sơn Nhất)
- Visa (thị thực) là giấy tờ xuất nhập cảnh được sử dụng để đi qua của khẩu, nhập cảnh và lưu trú tại Việt Nam. Theo đó, công văn nhập cảnh có trước, visa có sau (quan hệ nhân – quả).
dichvuvisabacninh.com
Sự khác biệt giữa visa điện tử (E-visa) và Công văn nhập cảnh
-
E-visa (Visa điện tử): Do cá nhân người nước ngoài tự khai, tự chịu trách nhiệm với cơ quan xuất nhập cảnh Việt Nam.
-
Thư mời nhập cảnh (Công văn bảo lãnh): Bắt buộc phải có một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam đứng ra làm đơn bảo lãnh, chịu trách nhiệm quản lý người nước ngoài trong suốt thời gian họ lưu trú. Đây là điều kiện tiên quyết để người nước ngoài có thể làm việc lâu dài và chuyển đổi sang các diện visa dài hạn hơn như Thẻ tạm trú.
dichvuvisabacninh.com
2. Điều kiện xin công văn nhập cảnh
Không phải mọi tổ chức đều có thể tự do bảo lãnh người nước ngoài. Để thực hiện thủ tục xin công văn nhập cảnh, doanh nghiệp bảo lãnh (đặc biệt là các nhà máy, công ty tại các KCN Bắc Ninh) cần đáp ứng các điều kiện sau:
-
Có tư cách pháp nhân hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ các loại giấy tờ pháp nhân như: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép đầu tư hoặc Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện còn hiệu lực.
-
Đã định danh điện tử: Doanh nghiệp bảo lãnh bắt buộc phải thực hiện định danh điện tử và đăng ký tài khoản ký số trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Khâu này yêu cầu doanh nghiệp phải có USB Token (Chữ ký số) đang hoạt động.
-
Hộ chiếu người nước ngoài hợp lệ: Hộ chiếu của chuyên gia, lao động nước ngoài phải còn thời hạn.
-
Không thuộc diện cấm: Người nước ngoài không nằm trong danh sách hạn chế hoặc bị cấm nhập cảnh vào Việt Nam theo quy định của pháp luật hiện hành.
dichvuvisabacninh.com
3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục xin công văn nhập cảnh
Hiện nay, toàn bộ quy trình đã được số hóa lên môi trường mạng. Tuy nhiên, khâu chuẩn bị hồ sơ giấy bản scan để tải lên hệ thống vẫn cần độ chính xác tuyệt đối. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
dichvuvisabacninh.com
Hồ sơ pháp nhân
Là hồ sơ của doanh nghiệp, tổ chức bảo lãnh cho người nước ngoài. Bao gồm:
-
Bản scan có chứng thực của Giấy đăng ký kinh doanh / Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp.
-
Mẫu NA16: Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (chỉ nộp lần đầu khi đăng ký tài khoản hoặc khi có thay đổi người đại diện, người ký hồ sơ).
dichvuvisabacninh.com
Hồ sơ cá nhân
Là hồ sơ của cá nhân người nước ngoài. Bao gồm:
-
Bản scan trang thông tin của hộ chiếu (rõ nét, đầy đủ thông tin).
-
Mẫu NA2: Tờ khai đề nghị kiểm tra, xét duyệt nhân sự nước ngoài nhập cảnh. Mẫu đơn này sẽ được khai báo trực tuyến trực tiếp trên hệ thống và ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
-
Giấy tờ chứng minh mục đích (nếu có): Đối với các diện visa đặc biệt như visa Đầu tư (ĐT) cần thêm giấy chứng minh góp vốn; visa Thăm thân (TT) cần giấy quan hệ, visa Lao động (LĐ) cần có Giấy phép lao động/ Miễn giấy phép lao động …
dichvuvisabacninh.com
* Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ:
– Các hồ sơ nên được chứng thực điện tử theo quy định để thực hiện thủ tục hành chính online.
– Những giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp dưới dạng điện tử, thì không cần thực hiện chứng thực điện tử.
dichvuvisabacninh.com
4. Quy trình thực hiện thủ tục xin công văn nhập cảnh Online
Dưới đây là quy trình 3 bước chuẩn hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác trên hệ thống dịch vụ công điện tử:
Bước 1: Đăng nhập và Khai báo hồ sơ trực tuyến
-
Người thao tác truy cập vào Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
-
Cắm USB chữ ký số (Token) của doanh nghiệp vào máy tính và tiến hành đăng nhập.
-
Tìm kiếm chọn thủ tục: “Kiểm tra, xét duyệt nhân sự, cấp phép nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam qua kênh điện tử”.
-
Tiến hành nhập thông tin trực tuyến cho tờ khai Mẫu NA2.
dichvuvisabacninh.com
Bước 2: Đính kèm tài liệu và Ký số điện tử
-
Tải lên hệ thống bản scan các giấy tờ đã chuẩn bị.
-
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo trùng khớp 100% với hộ chiếu gốc.
-
Sử dụng thiết bị chữ ký số (token) để thực hiện lệnh Ký số điện tử lên tờ khai và bấm gửi hồ sơ. Hệ thống sẽ cấp một mã số biên nhận hồ sơ để doanh nghiệp theo dõi tiến độ.
dichvuvisabacninh.com
Bước 3: Nhận kết quả Công văn nhập cảnh
-
Thời gian xử lý: Từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày hệ thống tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
-
Bạn nên thường xuyên Tra cứu hồ sơ cổng dịch vụ công. Khi trạng thái chuyển sang “Đã trả kết quả”, tiến hành tải tệp tin công văn nhập cảnh điện tử (có file đính kèm chữ ký số của Cục Xuất nhập cảnh) về máy.
-
Doanh nghiệp gửi file này cho người nước ngoài để họ làm thủ tục dán visa tại nơi quy định (có ghi rõ trên công văn)
*Lưu ý quan trọng khi làm công văn nhập cảnh online
– Thủ tục được thực hiện online 100%.
– Điền đúng và đủ thông tin theo yêu cầu, đặc biệt là thông tin cá nhân của người nước ngoài, đảm bảo trùng khớp với hộ chiếu, không được sai dù 1 ký tự.
– Trong quá trình xử lý hồ sơ sau khi nộp, bạn nên thường xuyên tra cứu để biết tình trạng. Trường hợp có yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ, cần nhanh chóng thực hiện theo yêu cầu, để chuyên viên xử lý kịp thời.
dichvuvisabacninh.com
5. Các loại ký hiệu Visa phổ biến khi xin công văn bảo lãnh
Công văn nhập cảnh có thể được phân loại dựa trên ký hiệu của visa. Tùy vào mục đích nhập cảnh của người nước ngoài và điều kiện về hồ sơ, giấy tờ mà có các loại như sau:
-
Visa DN1: Cấp cho người nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam.
-
Visa LĐ1 – LĐ2: Cấp cho người nước ngoài vào lao động tại Việt Nam thuộc diện có giấy phép lao động hoặc diện được miễn giấy phép lao động.
-
Visa ĐT1 – ĐT4: Cấp cho các nhà đầu tư nước ngoài rót vốn vào doanh nghiệp tại Việt Nam với các hạn mức vốn khác nhau.
- Visa TT : Cấp cho người nước ngoài là vợ/ chồng, con dưới 18 tuổi của người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam
- Visa DL: Cấp cho người nước ngoài vào Việt Nam để du lịch, tham quan.
Với mỗi loại visa trên, khi làm thủ tục xin thư mời nhập cảnh, sẽ kèm theo những giấy tờ điều kiện tương ứng, phù hợp. Khi đủ điều kiện xin loại visa nào đó, bạn cần ghi rõ vào phần mục đích nhập cảnh để cơ quan xử lý hồ sơ biết và cấp thư mời nhập cảnh đúng với yêu cầu.
Ví dụ,
– Xin visa DN1, bạn cần ghi rõ mục đích là Làm việc
– Xin visa LĐ1, ghi rõ mục đích là Lao động.
– Xin visa TT, ghi rõ mục đích Thăm thân.
dichvuvisabacninh.com
6. Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ xin công văn bị từ chối
Trong quá trình tự thực hiện thủ tục xin công văn nhập cảnh, rất nhiều doanh nghiệp gặp phải lỗi kỹ thuật hoặc lỗi khai báo dẫn đến việc hồ sơ bị đẩy về hoặc từ chối, gây chậm trễ lịch trình:
-
Sai sót thông tin nhân thân: Nhập sai họ tên (thiếu tên đệm), sai ngày tháng năm sinh hoặc số hộ chiếu so với ảnh chụp hộ chiếu thực tế.
-
Lỗi chữ ký số: Chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn, chưa cập nhật chứng thư số mới lên hệ thống dịch vụ công của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
-
Đăng ký sai nơi nhận thị thực: Nên đăng ký nơi nhận thị thực tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài (Chọn đúng nơi muốn nhận). Nếu muốn nhận thị thực tại cửa khẩu quốc tế, phải có giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp theo Điều 18 Luật xuất nhập cảnh.
-
Khách đã vi phạm và bị cấm nhập cảnh: Nhiều trường hợp khách đã có vi phạm và bị cấm nhập cảnh trước đó mà doanh nghiệp không biết. Người nước ngoài cũng không rõ thời hạn bị cấm nhập cảnh là tới khi nào.
dichvuvisabacninh.com
7. Dịch vụ xin công văn nhập cảnh tại Bắc Ninh – nhanh gọn, trọn gói
Nếu doanh nghiệp của bạn không có nhân sự chuyên trách, lo ngại về các thủ tục pháp lý phức tạp trực tuyến, hoặc cần xử lý các trường hợp thư mời nhập cảnh khẩn cấp, dịch vụ chuyên nghiệp chính là giải pháp tối ưu.
DỊCH VỤ VISA BẮC NINH với văn phòng chuyên trách hỗ trợ các doanh nghiệp tại các KCN Quế Võ, KCN Yên Phong, KCN Tiên Sơn… cung cấp các dịch vụ nhanh gọn, trọn gói:
-
Tư vấn chính xác loại visa, tối ưu chi phí và đúng mục đích sử dụng cho doanh nghiệp và người nước ngoài
-
Xử lý hồ sơ trọn gói, thay mặt doanh nghiệp thao tác toàn bộ quy trình trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
-
Hỗ trợ xử lý công văn nhập cảnh nhanh, khẩn cấp trong vòng 1 – 2 ngày làm việc cho các trường hợp đặc biệt.
-
Hệ sinh thái dịch vụ khép kín: Xin công văn nhập cảnh, hỗ trợ làm Giấy phép lao động, gia hạn visa, và cấp đổi Thẻ tạm trú lên đến 3 năm sau khi người nước ngoài nhập cảnh thành công.
Liên hệ ngay hotline để được gặp Luật sư chuyên trách và nhận báo giá ưu đãi tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!
