Thủ tục xin công văn nhập cảnh online qua dịch vụ công tại Bắc Ninh

Thủ tục xin công văn nhập cảnh online qua cổng dịch vụ công tại Bắc Ninh giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí đi lại và chủ động theo dõi tiến độ.

Trong bối cảnh dòng vốn đầu tư nước ngoài (FDI) liên tục đổ về các khu công nghiệp tại Bắc Ninh, nhu cầu bảo lãnh chuyên gia, lao động kỹ thuật cao người nước ngoài vào làm việc ngày càng tăng mạnh, việc thực hiện thủ tục online của Cục quản lý xuất nhập cảnh là hoàn toàn chính xác.

Bài viết này Visa Bắc Ninh sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z quy trình chuẩn xác nhất để doanh nghiệp triển khai thành công ngay từ lần đầu tiên.

 

1. Công văn nhập cảnh online là gì?

Công văn nhập cảnh (tên tiếng Anh: Entry Permit hoặc Approval Letter) hay còn được gọi quen thuộc là thư mời nhập cảnh, văn bản bảo lãnh nhập cảnh

Đây là văn bản chấp thuận bằng văn bản của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an cho phép một hoặc một nhóm người nước ngoài được phép nhập cảnh vào Việt Nam với các mục đích cụ thể như: Lao động (LĐ1, LĐ2), Chuyên gia/Thương mại (DN1, DN2), Đầu tư (ĐT1, ĐT2, ĐT3, ĐT4) hoặc Thăm thân (TT).

Trước đây, doanh nghiệp bảo lãnh phải trực tiếp đến nộp hồ sơ giấy tại Cục Xuất nhập cảnh. Hiện nay, toàn bộ quy trình từ đăng ký tài khoản, khai báo thông tin, ký số điện tử đến nhận kết quả đều được thực hiện trực tuyến, do đó thủ tục này được gọi là xin công văn nhập cảnh online.

 

2. Điều kiện để doanh nghiệp tại Bắc Ninh áp dụng thủ tục online

Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể tự thực hiện nộp hồ sơ online nếu chưa chuẩn bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật. Để quá trình nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an không bị gián đoạn, doanh nghiệp tại Bắc Ninh cần đáp ứng 3 điều kiện tiên quyết sau:

• Có chữ ký số (Chứng thư số – Token): Chữ ký số phải còn hạn sử dụng và được tích hợp hợp lệ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

• Đã được định danh điện tử: Doanh nghiệp cần được định danh điện tử theo quy định của pháp luật.

• Doanh nghiệp hoạt động hợp pháp: Có trụ sở, nhà xưởng hoặc văn phòng đại diện thực tế trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, hoạt động đúng lĩnh vực được cấp phép trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.

 

3. Điều kiện nhập cảnh đối với người nước ngoài

• Hộ chiếu hợp lệ: Hộ chiếu còn thời hạn gốc dài hơn thời hạn của thị thực (Visa) dự kiến xin ít nhất là 01 tháng.

• Có sự bảo lãnh rõ ràng: Được một pháp nhân (doanh nghiệp, tổ chức) tại Việt Nam đứng ra làm thủ tục mời và cam kết chịu trách nhiệm quản lý trong thời gian lưu trú.

• Không thuộc diện cấm/hạn chế nhập cảnh: Người nước ngoài không nằm trong danh sách những trường hợp chưa cho nhập cảnh theo quy định tại Điều 21 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

 

4. Chuẩn bị hồ sơ xin công văn nhập cảnh online tại Bắc Ninh

Trước khi bắt đầu thao tác trên máy tính, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ pháp lý, sau đó ký đóng dấu và tiến hành quét (scan) thành từng file định dạng PDF riêng biệt.

STT	Tên loại giấy tờ / Biểu mẫu	Yêu cầu chuẩn bị	Lưu ý quan trọng
1	Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức	Sao y chứng thực / Chứng thực điện tử	Scan và lưu dưới đinh dạng PDF
2	Mẫu NA2 – Tờ khai đề nghị xét duyệt nhân sự nước ngoài nhập cảnh	Ký số và xuất trực tiếp từ hệ thống	Lưu dưới đinh dạng PDF
3	Mặt hộ chiếu	Trang thông tin của hộ chiếu	Scan và lưu dưới đinh dạng PDF
4	Giấy tờ chứng minh mục đích nhập cảnh (nếu có)	Sao y chứng thực / Chứng thực điện tử	Scan và lưu dưới đinh dạng PDF: Giấy phép lao động (Work Permit), Giấy xác nhận miễn GPLĐ, hoặc Giấy chứng nhận góp vốn đầu tư (nếu xin visa ĐT); Giấy chứng minh quan hệ (xin visa TT)
6	Giấy tờ khác tùy quốc tịch	Bản sao	Scan và lưu dưới đinh dạng PDF: Đơn cam kết, giấy giải trình, bằng cấp, kinh nghiệm…

 

5. Quy trình 5 bước xin công văn nhập cảnh online chi tiết nhất

Doanh nghiệp hãy làm theo đúng trình tự các bước dưới đây để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng:

 

Bước 1: Đăng nhập Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Người nộp hồ sơ truy cập vào địa chỉ website chính thức của Bộ Công an tại Dichvucong.bocongan.gov.vn.

Cắm USB Token (Chữ ký số) của doanh nghiệp vào máy tính.

Chọn mục Đăng nhập – Chọn phương thức đăng nhập bằng Tài khoản định danh điện tử dành cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn thủ tục

Tại thanh tìm kiếm dịch vụ công, nhập từ khóa: “Xét duyệt nhân sự nước ngoài nhập cảnh” hoặc “Kiểm tra, xét duyệt nhân sự, cấp phép nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam theo kênh cơ quan, tổ chức”.

Nộp hồ sơ ở cấp trung ương (Cục Quản lý xuất nhập cảnh). Nhấn chọn nút Nộp hồ sơ.

Bước 3: Khai báo thông tin trực tuyến (Tạo mẫu NA2 điện tử)

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện tờ khai trực tuyến. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác tuyệt đối thông tin của doanh nghiệp bảo lãnh và người nước ngoài:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở tại Bắc Ninh, số điện thoại liên hệ.

• Thông tin khách nước ngoài: Họ tên (viết hoa chuẩn hộ chiếu), số hộ chiếu, quốc tịch, ngày sinh, ngày dự kiến nhập cảnh, cửa khẩu nhận visa (ví dụ: Sân bay quốc tế Nội Bài, Cửa khẩu quốc tế Hữu Nghị…).

Lưu ý:

– Điền thông tin chính xác, thống nhất.

– Chọn chính xác nơi nhận thị thực vì thông tin này sẽ in cố định trên công văn, không thể tự ý thay đổi khi đã ra kết quả.

Bước 4: Đính kèm file PDF và Ký số tờ khai

• Tiến hành tải (upload) các file tài liệu đã scan ở mục chuẩn bị hồ sơ (Đăng ký kinh doanh, Văn bản giải trình, Mặt hộ chiếu…) vào các ô tương ứng.

• Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu. Nhấn chọn Ký số tờ khai bằng phần mềm chữ ký số đã cài đặt trên máy tính.

• Sau khi ký số thành công, nhấn Nộp hồ sơ.

 

Bước 5: Nhận mã hồ sơ và theo dõi tiến độ

Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ cấp một Mã số hồ sơ. Doanh nghiệp cần lưu lại mã này để tra cứu.

Hồ sơ sẽ chuyển dịch theo các trạng thái từ: Mới tạo -> Đã tiếp nhận -> Đang xử lý -> Đã có kết quả (Hoặc Yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ bị sai sót).

Chọn mục Tra cứu hồ sơ để theo dõi tình trạng hồ sơ thường xuyên hằng ngày để sửa đổi bổ sung kịp thời khi có yêu cầu.

 

6. Hướng dẫn người nước ngoài nhận visa tại cửa khẩu/ Đại sứ quán

Sau khi nhận được file công văn nhập cảnh từ doanh nghiệp bảo lãnh tại Bắc Ninh gửi qua email, người nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau để làm thủ tục dán Visa (thị thực) vào hộ chiếu. Cần chuẩn bị:

1. Bản in Công văn nhập cảnh (In toàn bộ các trang của file kết quả).

2. Hộ chiếu gốc còn hạn.

3. Mẫu đơn NA1 (Tờ khai đề nghị cấp thị thực Việt Nam) đã điền đầy đủ thông tin và dán ảnh.

4. 02 ảnh chân dung kích thước chuẩn 4x6cm hoặc 2x3cm (nền trắng, chụp rõ mặt, không đeo kính râm).

5. Lệ phí dán visa bằng tiền mặt (USD hoặc VND tùy nơi nhận):

• • Visa có giá trị một lần: 25 USD.
  • Visa có giá trị nhiều lần (Thời hạn dưới 3 tháng): 50 USD.

Người nước ngoài xuất trình bộ hồ sơ này tại quầy “Visa on Arrival” ở cửa khẩu sân bay quốc tế (Nội Bài, Tân Sơn Nhất…) hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam đã đăng ký để được đóng dấu thị thực vào hộ chiếu và chính thức nhập cảnh Việt Nam.

 

7. Những lỗi thường gặp khi tự làm công văn nhập cảnh online

Rất nhiều cán bộ nhân sự (HR) của các doanh nghiệp tại Bắc Ninh gặp khó khăn hoặc bị từ chối hồ sơ do vướng phải một số lỗi phổ biến dưới đây:

• Lỗi sai lệch thông tin: Sai một ký tự trong họ tên, nhầm số hộ chiếu, hoặc chọn sai quốc tịch của người nước ngoài. Chỉ cần sai 1 chi tiết nhỏ, khách sẽ bị từ chối dán visa tại sân bay.

• Lỗi ký số thất bại: Chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn, chưa cập nhật phần mềm plugin ký số của Bộ Công an, dẫn đến việc không thể nhấn nút nộp hồ sơ.

• Giải trình không thuyết phục: Văn bản giải trình lý do nhập cảnh sơ sài, không chứng minh được tính cấp bách hoặc sự cần thiết của vị trí nhân sự nước ngoài đối với hoạt động sản xuất kinh doanh tại Bắc Ninh.

• File quét sai định dạng hoặc mờ: Tải lên các file ảnh (JPEG, PNG) thay vì file PDF, hoặc file PDF có chất lượng quá thấp, không đọc được con dấu, chữ ký.

 

8. Dịch vụ xin công văn nhập cảnh uy tín tại Bắc Ninh

Visa Bắc Ninh tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu, chuyên hỗ trợ các doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp Việt Nam trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh thực hiện trọn gói các thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài.

Ưu thế vượt trội của Visa Bắc Ninh:

• Tư vấn miễn phí 24/7: Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng quy định pháp luật hiện hành cho từng loại visa thương mại, lao động, đầu tư.

• Soạn thảo hồ sơ nhanh chóng: Xử lý biểu mẫu, tối ưu văn bản giải trình giúp tỷ lệ duyệt hồ sơ đạt 100%.

• Hỗ trợ kỹ thuật trực tuyến: Hỗ trợ kết nối Ultraview/Teamview hướng dẫn doanh nghiệp thao tác ký số và nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công một cách đơn giản, nhanh gọn.

• Xử lý hồ sơ khẩn: Hỗ trợ các trường hợp cần công văn nhập cảnh gấp phục vụ lịch trình sản xuất, công tác đột xuất của chuyên gia.

Liên hệ ngay hotline để được gặp Luật sư chuyên trách và nhận báo giá ưu đãi tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!